【初めてでも安心】ベトナムビジネスマナーと現地ベトナム人通訳との連携

ベトナム企業とはじめて取引をする際、どのように振る舞うべきか迷うと思います。
国ごとに文化が違うので、ある国では当たり前のことがある国では失礼になったりしますね。
そこで、この記事では一般的なベトナムにおけるビジネスマナーと現地での通訳との連携についてお話しします。

ベトナムビジネスにおける服装について

ベトナムでは、日本のようにきっちりとスーツを着ている方はまれです。何と言っても暑い。高温多雨で、熱帯モンスーン気候、ホーチミンであれば冬でも気温は30度近くです。
そのため、真夏の東京での「クールビズ」といった服装をしていれば多くの場合失礼にはあたら無いでしょう。もちろん会社によっては必要です。また冬のハノイは少し冷えるのでジャケットが必要になることもあります。女性はビジネスカジュアルといった服装であれば大丈夫です。
ベンチャー企業であれば、半袖のユニフォームを作りましょう。ユニフォームであれば納得する企業も多いです。

ベトナムでのアポの取り方

お昼の時間帯(11時~14時、昼休みは長めです)を避けて電話でアポをとるのが一般的です。
そして大切なことは、前日または当日朝に必ず確認の電話を入れましょう。当日キャンセルや行ってみたら担当者不在といったこともままあります。

ベトナム人通訳とのアポイントでの連携

現地では、前日にアポイントの確認の電話をしてもらうように、通訳スタッフにお願いをしましょう。
弊社の通訳サービスではアポイント取得代行も実施しておりますので、初回のアポ取得から前日または当日朝の確認までお客様と連携して実施することができます。

翌日午前のアポイントの確認方法

翌日午前のアポイントは、前日にお客様のホテルロビーで連携して確認の連絡を入れることが多いです。お客様から通訳にホテルロビーに集合したタイミングなどで翌日朝のアポイントまで念のための確認連絡を実施することがおすすめです。

翌日午後のアポイントの確認方法

翌日午後のアポイントの場合は、当日の朝にお客様と通訳スタッフが合流したタイミングで、アポイントの確認の連絡を入れることが多いです。そこでもしリスケとなった場合は、すぐに次のアポイント取得の動きに移れるように、ターゲット企業リストなどを持参すると通訳をフルに活用することができるのでオススメです。

ベトナムの接待

接待時に気をつけたいのは食事のマナーです。スープを飲む際に皿に口をつけるのはマナー違反です。接待では何度も乾杯する文化があります。飲み干さなくても大丈夫ですが、お酒が弱い方は何らかの対処法を考えてから臨んだ方が良さそうです。

ベトナム人通訳との接待での連携

接待はベトナム人通訳との連携が非常に求められます。通訳は多くの接待の場を経験している人がほとんどですので、実際に現地でお店のシチュエーションに合わせてどう振る舞えば良いのかを通訳スタッフに聞くのが良いでしょう。大抵の場合は、通訳スタッフがよしなに振舞ってくれるため、安心して接待の場に望めます。もしもお酒が弱い場合は、事前に通訳スタッフに伝えておきましょう。
通訳とベトナムのクライアント企業様がベトナム語で楽しげに会話するシーンが何度も訪れますが、一通り談笑を終えてから何を話したのかを聞くようにしましょう。途中で遮ると失礼に当たることもあります。

ベトナムの契約事情

日本では口頭でも契約と認められる場合がありますが、ベトナムでは契約書面がなければ効力を有しない場合があるので注意しましょう。多くの場合英語で契約書を作成すると思いますが、日本語とベトナム語で作成する場合内容に異なる点がないか注意深くチェックしましょう。

ベトナム語版の締結が義務付けられている契約や場合によっては公証が必要です。例えば以下がそれにあたります。

  • 投資申請関連契約:すべてベトナム語で作成する必要があります。
  • 労働契約:ベトナムで設立された会社とベトナム人との間の労働契約はベトナム語で行う必要があります。また、外国人と労働契約を締結する場合には、ベトナム語版と英語版を作成する必要があります。
  • 建設契約:ベトナム語で作成する必要があります。外国企業との建設契約に関しては、ベトナム語版と英語版を作成する必要があります。
  • 裁判所で契約書を証拠として用いる場合:提出証拠は全てベトナム語で記載されている必要があり、英語版の契約書については、公証されたベトナム語の翻訳版が必要となります。

ベトナムの請求・入金

ベトナムにおいて事業者は、物品の販売またはサービスの提供時に公式領収書を発行しなけれ
ばなりません。公式領収書は淡い赤色をしているためレッドインボイスと呼ばれています。

レッドインボイスは請求書と領収書両方の役割を果たしています。請求書と領収書が同じという事に馴染みがないので戸惑うかもしれません。ベトナムでは法人税の申告の際、損金経理の証憑書類としてレッドインボイスが求められます。またVATの仕入控除にも必要です。

物品購入の際、「レッドインボイスが必要であれば後日」と言われてしまったり追加の手数料を要求されることもしばしばです。
駐在事務所であってもレッドインボイスがなければ私的に使ったとみなされ、接待費などが経費と認められないことがあるので注意しましょう。

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